هذه هي أهم قواعد الإتيكيت في محادثات الفيديو شات

لا يعني إمكانية مناقشة كل شيء عن طريق الزوم أن يكون هو الوسيلة الوحيدة للتواصل وأن يحول الناس كل المحادثات إلى فيديو، وفي بعض الحالات يكون من الأبسط والأفضل توصيل ما تريدينه بالهاتف فقط وفي نفس الوقت يوفر عليك الوقت، وإذا لم يكن هناك سبب يجعلك ترغبين في رؤية من تتحدثين إليهم فتجنبي استخدام الفيديو وهذا أفضل.

هناك دائما رغبة في الاجتماعات الافتراضية أن تقومي بدعوة أي أحد وكل أحد بما أن مشكلة المساحة لا وجود لها في محادثات الفيديو شات، لكن لاتفعلي ذلك.. إنما افعلي مثلما تفعلين كالمعتاد في الاجتماعات العادية التي تحدث في مكان العمل، فليس هناك حاجة لدعوة أناس من باب المجاملة. فلو لم يكن موضوع المحادثة ينصب مباشرة على شخص ما فلا تدعيه أو تجبريه على حضور المحادثة.

من أكثر الأخطاء الشائعة خلال محادثات الفيديو عبر الزوم أو غيرها من برامج المحادثات النظر إلى صندوق الفيديو أو الصورة المصغرة لمن تتحدثين إليه، قد يكون هذا تصرف بديهي، لكن الطريقة المهذبة عند الحوار هو النظر مباشرة للكاميرا.

قد يبدو الأمر محرجاً في البداية، لكن النظر للكاميرا يجعل من تتحدثين معه يشعر بأنك تنظرين إليه مباشرة وهذه النصيحة من خبراء وهامة جدا خاصة عند عقد اجتماعات الزوم الخاصة بالعمل؛ لأن في هذه الظروف تكون لغة الجسد مهمة جدا أو ربما أهم مما سيقال خلال الاجتماع.

عند بدء محادثة فيديو يجب أن ترتدي ملابس ملائمة للمناسبة التي تتحدثين بها لأن هذا سيجعلك تبدين مهنية وأنيقة في نفس الوقت، ويفضل أن تكون ملابس كاملة حتى يكون حضورك وذهنك أنت ومن تتحدثين إليه مناسب للموقف، فلو كانت المحادثة تخص العمل فعليك ارتداء ملابس تناسب العمل ولو كانت لمناسبة سعيدة أخرى يمكنك ارتداء بلوزة جميلة وجينز ولو كانت لدراسة ارتدي زياً موحداً وهكذا.

اعلمي أن عدم انتباهك إلى الوقت الذي يجب خلاله كتم الصوت أو تشغيله سيجعلك تبدين أمام من تتحدثين معهم وكأنك مبتدئة. ويقول الخبراء إن الإتيكيت المناسب عند استخدام الزوم هو أن تجعلي نفسك mute دائما فيما عدا الأوقات التي تتحدثين فيها. وهذا سيمنع ظهور أي ضوضاء موجودة في الخلفية أو تحيط بك مثل الرسائل الإلكترونية أو أي ضوضاء أخرى مثل صوت مضغ علكة أو احتساء المياه وغيرها. المهم أن تنتبهي لزر كتم أو تشغيل الصوت ولا تنسي تشغيله عندما يأتي دورك في التحدث.

يتشتت الناس بسهولة خلال محادثات الفيديو وقد ينشغلون عن الهدف الأصلي للمحادثة وينظرون للستائر أو الديكورات أو الأرضية أو أي شيء مميز موجود بالخلفية، لذا يمكنك تجهيز خلفية بسيطة خالية من أي شيء ملفت قبل بدء المحادثة وأسهل حل هو استخدام أحد خلفيات زوم التي تغلق أوتوماتيكيا أي شيء يحيط بك.

اعلمي أن مكالمات الصوت عبر الزوم بدون فيديو تكون جودة الصوت فيها رديئة؛ لذا أنت بحاجة لتشغيل الفيديو وهو هام ليكون الناس قادرين على رؤية بعضهم البعض ولو أغلقت الكاميرا فهذا سيكون تصرفاً غير مهذب. ولو أغلقت الكاميرا ستجعلين من يتحدث معك يعتقد أنك في حالة فوضوية سيئة أو أنك تقومين بأشياء أخرى خلال الحوار بدلا من منح الحوار كامل الانتباه.

لو كنت تجرين اجتماعاً عن طريق الزوم فمن الجيد أن تعيني وقتين للبدء وهو البدء التمهيدي والبدء الرسمي ويجب بدء غرفة الاجتماع مبكرا، ويجب تحديد الوقت قبل البدء الرسمي بخمس أو بعشر دقائق وهذا يسمح للمشاركين بتضبيط أي مشكلات تقابلهم في التعامل مع البرنامج عند الدخول على الإنترنت، فلو رغب المشاركون البدء مبكرا فيجب عليك احترام وقتهم ببدء وإنهاء المحادثة في الوقت المحدد.

ليس هناك أي عذر مقبول للشخص الكبير الذي لا يستطيع التعامل الجيد مع التكنولوجيا الحديثة مثل برنامج الزوم ويقول الخبراء إن عدم التمكن من التعامل مع البرنامج الذي تتحدثين من خلاله أو مواجهة مشكلات وأنت في الاجتماع مباشرة أمر يعطي انطباعاً سيئاً عنك؛ لذا لو لم تكوني مستعدة ومتأكدة من قدرتك على التعامل مع البرنامج فامنحي نفسك بعض الوقت للتمرين عليها جيدا.

يمكنك التدريب من خلال مشاهدة فيديوهات على اليوتيوب أو على الزوم نفسه وأنت بمفردك مثل حركات فتح أو غلق الصوت أو رفع اليد وإنزالها عند الرغبة في التحدث أو الصمت وكيف تشاركين الشاشة الخاصة بك.

أهم شيء خلال محادثة الفيديو أن تتذكري أن كل الموجودين يرونك طوال الوقت مهما كان المتحدث ولتجنب عمل أي شيء يسيء لأحد فلا تديري عينيك أو تهزي رأسك بطريقة تظهرك متضايقة أو تبدين كأنك تشعرين بالملل أو تصدرين أي أصوات غاضبة مثل القرص على الأنف أو الضغط على الأسنان أو تناول العلكة، فلو اعتقدت أنك غير واضحة فأنت مخطئة لأن الجميع يلاحظونك.

خلال الاجتماع المباشر في مكان العمل يكون من السهل عليك رؤية مدى تواصل الآخرين معك وانتباههم لما تقولينه، بينما مع المنصات الرقمية مثل برنامج زوم تحتاجين إلى بذل جهد واع تظهري من خلاله لمديرك أنك مشاركة ولأسرتك أنك مستمعة أو لأصدقائك أنك متواصلة معهم. ويمكن أن يشمل ذلك ترك الكاميرا تعمل طوال الوقت ورفع يديك والكتابة النصية واستخدام استطلاعات الرأي وغيرها من الطرق وببساطة قومي بعمل إيماءات برأسك أو قول "ممم" ولا تقاطعي ما يقال.

قد يشعرك الزوم بأنه أكثر حرية، لكن لا يعني ذلك أن عليك أن تتصرفي بطريقة غير رسمية لأن الرسميات التقليدية التي تتبعينها في أي اجتماع يجب اتباعها أيضا في الاجتماعات الرقمية لأن هذا من قواعد الأدب.. فمثلا يجب قول كلمة "من فضلك" وكذلك "شكرا لك" وهكذا وتجنب أي كلمات إساءة أو غيرها.

المقاطعة في الحياة العادية أمر مزعج جدا، فما بالك خلال اجتماعات عبر الزوم مثلا لأنها تعني مقاطعة جميع الحاضرين في الاجتماع وليس شخصا واحدا فلو طلبوا منك المساهمة افتحي الميكروفون الخاص بك وتحدثي، وقبل طلب الحديث ارفعي يدك أو استخدمي الشات لو كان لديك سؤال أو تعليق وببساطة لا تشغلي الميكروفون وتتحدثي أثناء حديث شخص آخر.

خلال اجتماعات الزوم ومع العديد من المشاركين أو مع أناس لا تعرفينهم جيدا من السهل حدوث تشوش بخصوص من يتحدث وماذا يقول.. ولتجنب هذا الخطأ يجب أن تقولي اسمك قبل التحدث للتعريف بنفسك لتؤكدي أن اسم شاشتك هو نفسه اسمك وهذا أفضل من استخدام لقب الإيميل أو اسم الزوج.