Wedding planner .. المفتاح السحري لإقامة حفل زفافك

لا يوجد شيء أهم عند الفتاة من حفل زفافها، فهي تخطط له منذ طفولتها، كيف سيكون شكله، من هم المدعوون، ما هو شكل فستان الفرح، ولون بدلة العريس، والطعام والشراب، والأضواء وغيرها من مظاهر الفرح والبهجة. 

ولا تغفل عينا العروسة عن المقارنة بين ما يدور في مخيلتها عن شكل زفافها وبين حفلات زفاف صديقاتها، فهي تسعي دائما ليكون عرسها هو الأفضل.

وفي حوار خاص مع "مجلة الجمال"، يكشف لنا مخطط حفلات الزفاف أحمد شوقي عن بعض أسرار هذه المهنة..

تستحق كل عروس حفل زفاف رائعاً بدون أي استثناءات، ولضمان إقامة الحفل التي طالما حلمت به يجب الاستعانة بخبراء لمساعدتها علي تحقيق ذلك خاصة إذا لم يكن لديها هي وعريسها أي وقت أو خبرة في هذا المجال.

والشخص المناسب لمساعدتك هو" مُخطط أو منظم حفلات الزفاف" أو كما يطلق عليه "Wedding planner"، فمخطط حفلات الزفاف هو شخص محترف في هذا المجال حيث يقوم بمساعدة العروسين في تصميم وتخطيط وإدارة حفل الزفاف.

ويتواجد منظمو الأفراح بكثرة في الولايات المتحدة، إنجلترا، وأوروبا الغربية، وقد بدأت تلك المهنة بالظهور بشكل أكثر وضوحا في الآونة الأخيرة في مصر أيضا.

فهو من يقوم بدور المدير المالي، الوسيط، الفنان والعامل علي تحقيق كل الأحلام المتعلقة بحفل الزفاف.

ويعرف الجميع الضغط النفسي الذي يقع علي عاتق العروسين لتحضير حفل الأحلام، ولأنه ليس كأي حفل فهناك بعض الأشخاص لديهم رغبة في دفع المزيد من الأموال علي حفل الزفاف ليصبح في أروع صورة، لذلك يتم الاستعانة بـ  Wedding planner ليساعدهم في ذلك.

ومن الصفات التي يجب توافرها في مُخطِط حفلات الزفاف، الهدوء النفسي عند التعامل مع المصاعب التي قد تواجهه في تحضير الحفل، وأن يكون لديه القدرة علي التفاوض بشكل جيد خاصة حول الأمور المتعلقة بالحفل مثل إحضار الفرقة الموسيقية، الزهور، المصورين.. إلخ، وعليه أن يجلب أفضل خدمات واحتياجات الحفل بأقل الأسعار حيث يعتمد نجاح وسمعة عمله علي ذلك، وعليه أيضا أن يتمتع بعلاقات عمل علي نطاق واسع للحصول علي أفضل الصفقات، ولديه القدرة علي إدارة الأمور المالية بشكل جيد، وأهم شيء.. يجب أن يكون له حس فني رائع مواكب للعصر حول جميع الأمور المتعلقة بالألوان، الزهور، الموسيقي والديكور، ولديه معرفة كافية بالأمور الدينية والعادات والتقاليد الخاصة بكل مكان يتم إقامة الحفل به، لأنها تتدخل بشكل كبير في طرق تنظيم الحفل. 

ويتراوح الأجر الذي يأخذه wedding planner ما بين نسبة معينة من تكاليف الزفاف، أو مجموعة صفقات خاصة بتكاليف الحفل بالكامل تتضمن أجره Wedding Packages وتختلف كل واحدة باختلاف الخدمات المقدمة بها، أو أجر ثابت ويختلف الأمر من شخص لآخر. 

 ويقول المهندس "أحمد شوقي"، وهو من أفضل الـ Wedding Planners في مصر، إن مخطط حفلات الزفاف هو الذي يقوم بتنظيم كل شيء في حفلات الزفاف من فقرات ترفيهية، Decoration، تنظيم قائمة الطعام وكل ما يتعلق بحفل الزفاف، كما أن الـ Wedding Planner يجب أن يكون محترفا في عمله وفي نفس الوقت يكون Designer متميزاً ولديه خبرة جيدة بقاعات الفنادق وأبعادها ومساحتها.

ويضيف "شوقي": إن العروس عندما تستعين بـ Wedding Planner  معين، فذلك لخبرته ومعرفته بكل الفنانين والـ D.J والأشخاص اللازمين للاستعانة بهم حتي يظهر الحفل بشكل رائع.

ويشير "شوقي" إلي أن Wedding Planner  قادر علي إنجاح حفلات الزواج سواء كانت في الهواء الطلق الـ Outdoor أو في الأماكن المغلقة الـ Indoor من خلال التحكم في التصميم العام للحفل والـ Design ؛ حيث يساعد علي اختيار نوع الطعام والذي يكون عادة أكثر كلفة في الخارج عنه في الداخل.

أما عن أجر الـ Wedding Planner فيقول المهندس "أحمد شوقي": إنه يختلف من شخص لأخر؛ فهناك من يأخذ أجرا ثابتا وهناك من يفضل  نسبة من مستحقات من يتعاقد معهم مثل المصور، الدي.جي، ومنهم من يعرض علي العميل ما يسمي Packages والتي تكون شاملة أجر متعهد الحفلات، وتختلف كل واحدة منها عن الأخرى علي حسب الخدمات المقدمة والمستلزمات المطلوب توافرها، ويختار العميل ما يحلو له من بين تلك الاختيارات.

ويفضل المهندس "أحمد شوقي" أخذ نسبة من التكاليف الكلية للحفل والتي تتراوح بين 10% و 20% من التكلفة الكلية. 

ولحجز موعد مع مخطط الحفلات فيقول "شوقي": يفضل أن يتم الحجز قبل الموعد المحدد بـ 6 أشهر علي الأقل في حال إذا كان مطلوب تصميماً جديداً ينفذ لأول مرة، أو مدة أقصر من ذلك في حال كانت هناك رغبة في الاستعانة بتصميم سبق استخدامه.

ويتم اختيار مكان الحفل وفقا للميزانية المتاحة ووفقا لرغبة العروس أيضا، أما بالنسبة للتوقيت المناسب لحفل الـ Outdoor فهو قبل الغروب لأنه وقت مثالي لالتقاط صور رائعة للحفل.

وينصح "شوقي" بالتفكير الجدي في توقيت ومكان التصوير محبذا الاستفادة من الوقت بين النهار والليل عند الغروب؛ حيث يمكن الاستفادة من جو غروب الشمس في خلفيات الصور بالإضافة إلي استخدامه في العديد من فعاليات الحفل، ويتم تقسيم وقت الفرح إلي نصفين الأول في النهار والآخر في الليل، وهذا ينطبق صيفا وشتاءً.

ويؤخذ في الاعتبار أن هناك العديد من العرائس يفضلن إقامة حفل زفافهن علي الطراز الإنجليزي صباحا وسط الأمطار في الشتاء مع احتمالية سقوط الأمطار والتي يمكن الاستعداد المسبق لها من خلال خطة بديلة؛ حيث يتم فرش خيام كبيرة فاخرة Waterproof لتغطية المساحة بأكملها فيظهر المكان وكأنه قاعة كبيرة فاخرة.

وفي حال كان مكان الحفل غير مألوف للمدعوين فيتم توفير رقم هاتف لمعرفة أي معلومات عن مكان الحفل، كما يتم توفير أشخاص Ushers للوقوف عند مدخل الحفل لمنع الأفراد الغير المرغوب فيهم من الدخول إلي الحفل من خلال قائمة بأسماء المدعوين ومساعدتهم علي الوصول إلي طاولاتهم.

ويجب توفير وسيلة انتقال للمدعوين إذا كان المكان بعيدا بالإضافة إلي توفير إقامة للقادمين من خارج مصر؛ حيث يطلب بعض الأجانب من الـ Wedding Planner تنظيم حفل زفافهم في مصر.

ويشير "شوقي"  إلى أن الراحة النفسية للعروسين تتحكم كثيرا في اختيار الـ Wedding Planner؛ فهناك فرصة كبيرة لحدوث الكثير من المشاكل لو لم تكن العروس راضية عن منظم حفل عمرها التي انتظرته وخططت له منذ الصغر، وعلي العكس فإن العريس في الغالب يوافق علي رأي مخطط الحفل دون الكثير من النقاش.  

وعلي مخطط الأفراح الذكي والناجح أن يقوم بتنفيذ ما يراه مناسبا للجميع فلا مجال لحدوث المشاكل التي قد تعصف بسمعته وتفقده عمله. 

وفي النهاية إذا رغبتِ في إقامة حفل ليلة الأحلام فلا تتردي في الاستعانة بمُخطِط حفلات الزفاف فهو القادر علي مساعدتك.