لأول مرة هتعرفي إتيكيت إرسال بريد إلكتروني

أصبح البريد الإلكتروني شيئاً أساسياً في تعاملاتنا الحياتية ووسيلة سريعة ومتبعة للتواصل مع كل من نعرفهم من أهل وأصدقاء وحتى في مجال العمل هو شيء جوهري في كل المكاتبات والتعليمات، لكن هل أخبرك أحد أن لهذه الرسالة الإلكترونية إتيكيت وأصول يجب أن تتبع حتى لا تتسبب في إغضاب من نرسل إليهم أو نستلم منهم رسائل إلكترونية، فمبجرد التخلي عن الورقة والقلم وتحولنا إلى هذا النوع من المخاطبات نسي الكثير من الناس وتغاضوا عن قواعد إتيكيت البريد.

 

وهنا فيما يلي أهم القواعد التي يجب عليك اتباعها عند التعامل مع البريد الإلكتروني سواء بالإرسال أو الاستلام.

 

من القواعد الأكثر أهمية لإتيكيت البريد الإلكتروني هي أن تفكري في كيف سيكون شعورك إذا وقع بريدك الخاص في يد عامة الناس، وإذا كان سيسبب ذلك لك مشكلات خطيرة يمكن أن تدمر سمعتك أو تؤذيك، لذا لاتخاطري بذلك وتجنبي تماما ذكر أي شيء خاص أو سري في بريدك الإلكتروني وبدلا من ذلك ناقشي أمورك الخاصة خلف أبواب مغلقة، بحيث يقتصر البريد على الأشياء العامة والخاصة بالعمل فقط.

من آداب كتابة أي بريد إلكتروني جيد  معاملة من ترسلي له البريد مثلما تحبي أن يعاملك هو، فعند التواصل مع شخص ليس لك معه حديث أو تعاملك معه رسمي فيجب أن تبدأي الرسالة بتقديم نفسك، أخبريه من أنت وكيف تعرفت عليه، بحيث لا يزيد ذلك عن جملة أو جملتين، فأنت لست بحاجة لإعطائه ملخص لمذكراتك إنما مجرد تعارف.

 

اعلمي أن إرسال بريد إلكتروني وأنت في حالة غضب شيء خطير، فيجب أن لا نكتب أي رسالة إلى أحد إلا ونحن في حالة نفسية هادئة، لأن التسرع وإرسال بريد يحمل رسالة غضب سوف يظل في ذاكرة من استلمه للأبد مهما تحسنت الأمور بينكما فيما بعد.

 

فإذا كان لديك أخبار سيئة أخبريه بها شخصيا وجها لوجه وبشكل شخصي، فمن أكثر النصائح فائدة حول كتابة بريد والتي يجب على الجميع اتباعها أن تكتبي الرسالة وأنت في حالة الغضب، لكن لا ترسليها واتركيها لعدة ساعات أو حتى لليوم التالي، فقد تختلف نظرتك للأمور عندما تهدأ أعصابك ويزول الغضب ويمكن لهذا التأجيل من تحويل مسار الرسالة تماما أو تغيير موضوعها وقد تحذفينها وتندمين على كتابتها.

 

يجب على كل من يكتب بريد إلكتروني أن يعلم كيف ومتى يجب عليه استخدام علامات التعجب، ومتى يجب أن تكون أولوية، على كل حال فمن ذا الذي يستمتع عندما يدرك أن من يرسل له رسالة يضع علامة تدل على الصراخ في وجهه ؟ ليس هذا فقط، فهذه العلامة تعبر عن تصرف طائش غير ناضج، تظهر من يرسلها أنه ليس شخص واع أو معني، لذا تجنبي تماما !!!!!!! هذه العلامات.

 

يجب أن تظل المعلومات السرية في سرية تامة، فالبريد الإلكتروني ليس وسيلة آمنة لنقل مثل هذه المعلومات، وليس له أي خصوصيات حماية، فإذا نسيت كيفية الدخول لإيميلك فسوف تخرج رسائلك وبيانات الخاصة لتسلك طريقها عبر الإنترنت كله، ولن تتمكني من منع ذلك ولن ينقذك أي قانون.

 

ليس هناك شيء يضايق أكثر من أن يرسل لك أحدا بريدا ولا يجد الرد عليه، فمن الوقاحة عدم الرد خلال 24 ساعة أو 48 ساعة على الأكثر فهو يشبه تماما شخص يحدثك في الحياة الواقعية ولا تردي عليه أو حتى تنتبهي لما يقوله، علاوة على ذلك قد يسبب عدم الرد الفوري أو السريع على بريد إلكتروني ما مشكلات خطيرة أو تعطيل بالعمل أو حتى إضاعة فرصة مهمة.

قد ترسلين رسالة ليس لها هدف أو أهمية كأن تشكري شخص أو تقولين له الوداع فهذا النوع من الرسائل ذات العبارة  أو الكلمة الواحدة لا يقدم أي هدف هام، ويعتبر مضيعة لوقت الراسل والمستلم، لذا إذا قمت بإرسال هذا النوع من البريد يجب أن ترفقيه بجملة في النهاية تخبرين من ترسلي إليه أن الرد على هذا البريد ليس ضروري.

 

لايجب أن يحتوي البريد المحترم على أي رموز أو أرقام لتحل محل الحروف، إنما يجب استخدام صحيح للغة الكتابة، فهناك من يستبدل كلمة great  بهذا gr8 وغيرها من الرموز التي يستخدمها الأصدقاء عند عمل محادثة على الفيسبوك أو الياهو، فتجنبيها خاصة عند التعاملات الرسمية لأنها تترك عنك انطباعا سيئا، وتذكري من تتعاملين معه، وليس هناك ضامن لأن يفهم المرسل إليه هذه الرموز، فرغم كونها توفير للوقت إنما تجعل من يقرأ رسالتك يدرك أنك حتى لا تريدين بذل أي جهد لكتابة رسالة.

 

لابد أن يكون تنسيق الإيميل كما لو كنت تكتبين خطابا، بحيث يكون كل شيء واضح ومنظم، تجنبي لصق الجمل ببعضها البعض واتركي مسافة كافية بين كل فقرة وأخرى، ويجب أن تكون رسالتك واضحة للعين، واستخدمي مصحح النص وتجنبي أي عبارات زائدة في نهاية الرسالة، إنما يجب أن تكون محددة.

 

وضوح العنوان:

اعلمي أن رجل الأعمال العادي يستلم مايعادل 50 رسالة بريدية كل يوم، وأغلبها لا يتمكن من فتحها إنما يلقي نظرة سريعة على عناوينها فقط ويحذف أي رسالة يعتقد أنها لا تستحق القراءة وهذا يتضح من عنوان الرسالة، لذا احرصي على أن يكون عنوان الرسالة واضح وتجنبي أي كلمات غامضة لأن الغموض لا يحفز المستلم على القراءة بل ويحذفها على الفور.

للأسف لا يعلم الكثير من الناس كيفية كتابة بريد إلكتروني، فحتى لو كانت نواياك جيدة من رسالتك قد تتفاجأين عند رؤيتها تحولت إلى سلة المهملات، لذا تجنبي عند الكتابة الاستخدام المفرط لعلامات الترقيم أو إدخال الكثير من الروابط، وانظري إلى أنواع الرسائل التي تلقى في سلة المهملات وافعلي عكس ما بها.

 

من غير اللائق أن تردي على رسالة ما بالضغط عليها والرد بنفس العنوان، لذا عند استلام أي رسالة اقرأيها أولا ثم اكتبي الرد في رسالة جديدة بعنوان جديد منظم حتى تحفزي من يستلمها على القراءة.

 

اعلمي أن المرفقات الكبيرة التي ترفقينها بالرسالة تأخذ حيزاً كبيراً جدا من صندوق الوارد لدى المستلم، وقد تسبب تشويشاً على رسائل أخرى هامة من شخص آخر، لذا يجب تنبيه المستلم قبل أن ترسلي له أي مرفقات تزيد عن 500كيلوا بيت، والأفضل أن ترسلي ملف مستقل يحمل تلك المرفقات أو حتى ارسلي الرابط فقط ليكون لدى المستلم الخيار إما لفتحها على النت أو بتنزيلها لديه.

 

ترتبط هذه القاعدة أكثر من كونها من أخلاقيات البريد الإلكتروني إلى كونها حماية للمعلومات، فقبل الضغط على ذر الرد على جميع الرسائل، اسألي نفسك أولا إذا كان جميع من بالشركة بحاجة إلى قراءة الرسالة أم لا، حيث يقع كثير من المديرين في خطأ إرسال معلومات خاصة عن الشركة لجميع العالمين بها ويؤدي ذلك في أغلب الأحوال إلى فقدان وظيفتهم.

 

من أهم قواعد كتابة البريد الإلكتروني هو معرفة الوقت الذي لا تكونين بحاجة إلى كتابته، خاصة بالنسبة للموضوعات الهامة التي تتطلب مناقشة أو عند الرغبة في إلغاء موعد ما قبل وقته بدقائق يجب الاتصال بالهاتف مباشرة وليس إرسال بريد.

 

لا تستخدمي اختيار "عاجل " الموجود في صفحة البريد إلا للرسائل الهامة العاجلة فعلا، حتى يقوم المستلم بفتحها، لأنك إن استخدمتي هذا الاختيار بصفة دائمة قد يدرك المستلم أنها عادتك ولا يهتم بقراءة ما ترسلين.

 

 

اعلمي أن الرسائل الطويلة ليست مقبولة لأن معظم الناس هذه الأيام وقتهم ضيق جدا لذا حاولي استخدام ما قل ودل بطريقة مباشرة وتجنبي الاسترسال في الكتابة.

 

يجب أن تعتمد الطريقة التي تكتبين بها البريد على المكانة الاجتماعية للمرسل إليهم فإذا كنت تتحدثين إلى مديرك فيجب أن تكون الطريقة رسمية لأن الاستخدام المنفتح في المخاطبات الرسمية يبدي عدم الاحترام لمن تكتبين إليه.

افهمي أن كل رسالة ترسلينها هي انعكاس لشخصيتك، فإذا كانت الرسالة مليئة بالأخطاء الإملائية فأنت تخبرين المستلم أنك إنسانة كسولة ومهملة على سبيل المثال، لذا يجب الاهتمام بكل جزء في رسالتك مثلما تهتمين بمظهرك الخارجي.